会社経営をしている個人事業主だけでなく、法人なりしている会社の従業員にもなじみのある領収書ですが、どこを見るのか明確に答えられる人は限られているのではないでしょうか。
・会社に必要な消耗品を購入したとき
・出張などで公共交通機関を利用したとき
・取引先との会食をしたとき
上記のように、さまざまな場面で領収書を発行してもらい保管していますが、領収書を全部見ているのか、領収書のどこを見て経費として認められているのか疑問に思いますよね。
今回は、税務調査を行う際に領収書を全部見ているのか、どこを見ているのかという点について解説していきます。領収書に関する理解を深めて、経費申請を行うときや税務調査の対象になった際に適切に対応できるように備えましょう。
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経費の定義とは
起業を行う予定の方や会社経営をしている方は、経費の定義をしっかりと理解する必要があります。税務調査を行う調査官は、法に基づいて調査を行うため、経費申請を行う側も法に則って経費の申請や管理をしましょう。
必要経費についての定義は、下記の所得税法第37条の通りです。
第37条 (必要経費) その年分の不動産所得の金額、事業所得の金額又は雑所得の金額（事業所得の金額及び雑所得の金額のうち山林の伐採又は譲渡に係るもの並びに雑所得の金額のうち第三十五条第三項（公的年金等の定義）に規定する公的年金等に係るものを除く。）の計算上必要経費に算入すべき金額は、別段の定めがあるものを除き、これらの所得の総収入金額に係る売上原価その他当該総収入金額を得るため直接に要した費用の額及びその年における販売費、一般管理費その他これらの所得を生ずべき業務について生じた費用（償却費以外の費用でその年において債務の確定しないものを除く。）の額とする。
経費として認められるための定義の1つに「売上を得るために直接要した費用」であることが挙げられます。
税務署としては、「経費は売上を得るために直接要した費用なので、この費用は収入を得るために必ず必要な費用であるのか？会社の事業に関するものなのか？」という点を精査して経費として認められるかどうかを判断します。
しかし、所得税法でも「直接」という部分に関しては明確な判断ができておらず、さまざまな意見が交わされていることが以下の国税庁のサイトからわかります。(一部抜粋)
業務関連費における「直接性」の意義
業務関連費に求められる「直接性」の要件はいかなる機能を持ち、いかなる意義を有するものであるかという点については、次のようになると考えられる。
第一に、多種多様な事業活動のもと、担税力の指標となる課税所得は、公平負担を実現すべく構成されなければならず、企業と家計が必ずしも明確に分離されていない個人においては、家事費排除の原則から、支出と収益又は業務との対応関係が厳しく解釈されなければならない。したがって、消費支出と生産活動のための支出とを厳格に区分する基準が必要となるのであって、その判断基準が「直接性」となる。「直接性」の要件は、消費支出に対応する支出を排除し、真に投下資本に対応する部分を認識するために設けられたものであるといえる。
第二に、必要経費控除は、課税所得を減少させる要因であるため、必要経費性の判断を個人の主観的判断のみに委ねていたのでは租税の負担を不当に減少させる結果が生じる場合がある。そこで、客観的な「直接性」という指標を設定することによって租税負担の不当な減少を防止するのである。
事業者は、経費を「収入を得るために必要な費用であるか」「事業や収入に直接関係している費用なのか」という2点を抑えておく必要があります。
個人事業主の場合は、自宅を事務所として兼用しているケースが多いため、プライベートと仕事の境界線があいまいになってしまうことがあります。その際は家事按分の考え方で経費を申告する必要があります。家事按分についてはこちらの記事をご覧ください。
経費として申告しても問題ないかと判断に迷った場合は、税理士などの専門家に相談してみると今までの経験に基づいたアドバイスがもらえるので、積極的に活用してください。
税務調査とは
税務調査は、納税者の申告が正確・適切に行われているかを確認するための調査です。
税務調査と聞くと、不正を行っていなくても、緊張したり身構えてしまうかもしれません。目的や内容、どのような流れで行われているのかを正しく理解しましょう。
税務調査の目的
税務調査の目的は、納税者が正しく申告ができているのかを調べるためです。
確定申告の時期になると、年度末と重なっているため、慌てて申告を行い、誤った金額で申告してしまう場合もあります。このように悪意がなくても、申告の際にミスする場合もあれば、故意に不正を行っている場合もあります。
正しく申告・納税している人と不公平感が生じないように、正しい申告と納税を行えるように指導するのが税務調査官の業務です。
税務調査の種類
税務調査は「任意調査」と「強制調査」の2種類に分けられます。それぞれ行われる条件やルールが定められており、一般的に行われるのは「任意調査」です。詳細について詳しく解説していきます。
任意調査
納税者の同意と協力のもとで行われるのが任意調査です。一般的に行われる税務調査がこの任意調査になります。
事前に税務署から納税者本人または顧問税理士に通知があり、帳簿などを調査します。なお、「任意」とありますが、罰則の対象となるため、調査を拒むことができません。
強制調査
不正や脱税の疑いがあり、裁判所の令状を得たうえで国税局査察部によって行われるのが強制調査です。
納税に関する書類などを押収して、徹底的に調査を行い、脱税行為が発覚した場合は、刑事事件として逮捕されることがあります。
税務調査の時期
税務調査の時期は明確には定められていませんが、以下の時期に行われる傾向があります。
確定申告後の4～5月ごろ
国税局や税務署の人事異動が終わる7～11月ごろ
確定申告は、2月16日から3月15日と期間が定められているため、その期間後の4~5月ごろに税務調査が行われることが多いようです。また、会社の決算が3月で締められることが多数で、かつ、税務調査官の営業成績に影響がある時期が7~11月ごろであるとされています。
税務調査の流れ
税務調査は、法人や個人事業主関係なく行われるため、どのような流れで調査が行われるのか理解しておきましょう。
②実施日の日程調整
③調査に必要な書類や資料を準備
④税務調査
⑤調査結果の通知
事前の連絡は、調査を実施する1~3週間前に納税者又は顧問税理士へ連絡が入ります。事前連絡がある理由は、国税通則法において事前通知を行うように定められているためです。
税務調査でチェックされるのは領収書だけでないため、下記書類や資料を準備しましょう。
・納品書
・領収書の控え
・請求書
・契約書
・確定申告書類
・パソコン
・通帳
書類を確認したのち、調査官から指摘や質問があれば、適切な対応を行います。調査は会社の規模にもよりますが、2~4日程度かかるとされています。
関連記事：税務調査への対応はどうするべき？税理士への依頼費用も解説
領収書はどこまで見られるのか
「税務調査の際に領収書がどこまで見られるのか？」「どこをチェックしているのか？」と疑問に思う方も多いようです。
事業者によっては、何百枚とある領収書を保管しており、1枚1枚、記載している内容を確認されることはないだろうと思うかもしれませんが、基本的にはすべての領収書がチェックされると認識しておいた方がいいでしょう。チェックするにあたって、特にどのような点を確認しているのか把握しておきましょう。
内容や中身の確認
領収書を確認するときは、買い物の内容や中身について確認しています。事業に関する費用であることが確認できれば問題ないですが、明らかに生活費などの私生活に関する費用であると判断された場合は、経費として認められません。
特に、個人事業主は生活費と経費の境界線があいまいになってしまいがちです。スーパーやドラッグストアで商品を購入した場合、事業に関する上で必要なものであると認められれば経費計上を行うことは可能です。この費用は、本当に事業に必要なのかを税務調査官が細かくチェックするため、明確な根拠を述べることができるようにしましょう。
不正の有無
宛名や金額などが改ざんされていないか、正しく記入されているのかという点を見ています。最近は機械で領収書を発行する店舗が多いため、不正が行われることは少なくなってきていますが、手書きの領収書では改ざんを簡単に行うことができるので、細かいところまでチェックしています。
不正行為が行われるケースとして多いのは、数字の改ざんです。主な例は以下の通りです。
・1,000円に「１」を書き足して、「11,000」という表記に変える
・10,000円の「１」の部分に書き変えて「40,000」の表記にする
しかし、数字を書き足したり、書き換えたりすると、インクの色合いや重なり具合などによって簡単に不正がバレてしまいます。「このくらいだったらバレないだろう」という気持ちで改ざんをしてしまうと、私文書偽造罪・変造罪といった罪に問われるので、注意が必要です。
金額が間違えていたり、日付を間違って発行されていた場合は、事業者側で勝手に修正せずに、領収書の発行元から再発行してもらうように手続きを行いましょう。
領収書の内容や中身に関しては、主に筆跡や金額、日付のところをチェックしているようなので、領収書が発行された際は自分自身でも確認するようにした方がいいかもしれません。
架空の申告
架空の経費計上が行われていないかという点も、税務調査官がチェックする重要な項目です。
実際に支払っていないにもかかわらず、架空の経費計上を行うことは違法行為にあたります。特に白紙の領収書を使用して、自分自身で勝手に金額などを記入し、水増しで経費計上を行うなんてことは経費計上として認められずに不正行為となります。
たとえ白紙の領収書が手元にあったとしても、使用せずに領収書とは別の場所で保管しておいた方がいいでしょう。使用していないからといって領収書と一緒に保管しておくと、調査官が「白紙の領収書を保管しているということは、もしかして不正行為の可能性がある？」と誤った認識をされてしまいます。
架空の申告を行わないことはもちろん、白紙の領収書を所持すること自体は問題ありませんが、誤解を招くことがないように経費に関する書類とは別の場所で管理しましょう。
日頃から正しい会計を行おう！
税務調査の目的や流れ、領収書を見るポイントについて紹介しました。初めて税務調査の事前通知が来ると、身構えたり、何をすればいいかわからないことが多いため、何を準備する必要があるのか知識をして身につけておきましょう。
また、領収書はすべて見られているため、改ざんが行われていないか、不備がないかなどしっかり確認して準備を行う必要があります。
ただ、税務に関する知識がなく不安に思う方も多いかと思います。当事務所では、税務全般に関するサポートを行っており、今なら3ヶ月のお試し顧問キャンペーンを実施しております。
税務や経理に関して不安に思っている方や税務に関する業務委託を考えている企業の皆様は、是非お気軽にご相談ください。
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