個人事業主になるとさまざまな経理業務を自分自身で行わなければなりません。
日々の業務と合わせて、経理業務を行うとなると負担になる可能性があるため、できる限り負担を軽減して日常業務に集中できる環境を整えていきたいものです。
そのため、毎月行うべき経理業務などを理解して、日常業務に負担がないようにタスク管理を行い、業務の効率化を図る必要があります。本記事では、毎月行うべき経理業務や毎年行うべき業務、行う理由について詳しく紹介していきます。
これから開業をして個人事業主になろうと検討している方は、行うべき業務や流れを理解しておくことをおすすめします。そうすることで、個人事業主になった時やその後スムーズに行うことができるかもしれません。是非参考にしてください。
Contents
毎月行うべき経理業務とは
経理とは、会社のお金を管理する重要な部門です。会社の経営において大切な部門となるため、経理業務に関しては忘れることなく処理を行う必要があります。
経理業務において月々やるべき事項について詳しく解説していくので、内容を理解したうえでタスク管理を行いましょう。
帳簿を作成する
毎月行う経理業務で代表的なものが、帳簿を作成する業務です。会計ソフトで管理を行っている方がほとんどだと思いますが、帳簿に関する主な業務とその業務を行う理由は次の通りです。
・現金出納帳や預金出納帳の作成
現金出納帳は、日々の現金取引の収支を記録する帳簿となっており、取引先からの請求書や領収書を使って、ソフトに入力して作成します。
現金出納帳を作成することによって、売上を現金で受け取ったときや現金で支払った経費などを記入して、現金の動きがどのようになっているかを管理することができます。
預金出納帳は、預金口座の収支を記録するための帳簿で、請求書や領収書、自動引き落としの契約書などを参考にして作成します。
口座が複数ある場合でも、預金出納帳で管理を行うと取引先や事業内容によってどの様に資金が動いているのかを確認することができます。定期的に通帳の記帳を行い、帳簿に記載している記録と間違いがないかを確認するようにしましょう。
現金出納帳と預金出納帳のどちらでも重要なのが、実際の残高と帳簿の残高を必ず一致させなければいけないため、数字の相違がないように確認することが大切です。
・売掛帳や買掛帳の作成
業種によって必要性が変わってきますが、売上や仕入れなどを掛けで行っている場合は、売掛帳や買掛帳を作成することを推奨します。
売掛金と買掛金の意味は以下の通りです。
買掛金－取引先から商品を仕入れた際にあとで支払わなければいけない債務のこと
帳簿を作成することで、取引先に未回収の売掛金や未払いの買掛金などの有無や残高を把握することができます。さらに場合によっては、売掛金の入金の滞留がないかという点をチェックすることができるため、取引先との信用関係を保つためにも必要な情報といえます。
また、帳簿で管理することによって、売掛金と買掛金のバランスを確認することができます。商売を行うにあたっての鉄則は「安く仕入れて高く売る」ことが挙げられます。そのため、基本的に売掛金が買掛金を上回っていれば利益が出る可能性は高いといえるでしょう。
経営を行う上での指標になるので、売掛帳と買掛帳を作成し適宜バランスがどのようになっているのか確認して把握するようにしましょう。
関連記事：個人事業主が売上を計上するのはいつがベスト？適切なタイミングを解説
納品書や請求書などを発行する
納品書は注文を受けて納品を行う際に発行する書類です。取引先は、注文した内容と納品された商品が間違いないか確認を行うため、発行した納品書を集計して請求書を発行すれば間違いなく売上金額を請求することができます。
しかし、納品した商品や納品書自体に間違いがあると、再度商品の発送を行ったり、納品書の再作成が必要になるため、注文を受けたときに間違いがないように確認と作成を行いましょう。
領収書や請求書を整理する
経費として支払った領収書や売上の請求書などを毎月整理しておくと、経理業務をスムーズに行うことができます。
経費の領収書に関しては、「支払い済」と「未払い」を分けて整理するとあとで確認するときに見やすくなります。また、経費を適切に管理するために、経費精算の際に適切な勘定科目を利用することが大切です。そのため、可能であれば、勘定科目ごとに領収書を整理したほうが何にお金を使ったのかがわかりやすくなります。
請求書を整理する場合は、既に発行しているものと未発行のものを分けて整理しましょう。既に発行しているものは取引先ごとに振り分けて、後日入金されているのか確認する必要があるため、漏れがないように管理しましょう。
給与の支払い
個人事業主の方で、従業員を雇っている場合は毎月給与を払うことが必要になります。基本給の計算だけでなく、欠勤や残業時間の勤務状況を確認し、給与計算を行います。また、住民税や所得税、雇用保険、社会保険などを給与から天引きするものがあるため、専門的な知識が必要になります。
また、年末調整などの申告業務も必要になるので、自分自身で給与計算や申告業務を行えない場合は、税理士や社会労務士などの専門家に相談することを検討しましょう。
経費の支払い
経費の支払いに漏れがないか確認しましょう。賃貸を借りて事務所として利用している場合は、家賃などの支払いがあるので忘れることがないように管理を行う必要があります。
請求書や現金での支払いではなく、口座やクレジットカードからの引き落としの場合は、残高不足にならないように口座に資金があるか事前に確認しましょう。
支払い漏れがあると取引先や関係者との信頼関係に悪影響を及ぼす可能性があるため、注意が必要です。さまざまな方との関係性を維持するためには、支払い等を忘れないように期限などを確認して、漏れがないように管理を行いましょう。
関連記事：個人事業主が経費にできるものは？判断基準や法人との違い
月次試算表の作成
現金出納帳や預金出納帳、買掛帳、売掛帳のほかに取引の帳簿があれば記録を行い、全てを集計して月次試算表を作成しましょう。
月次試算表とは、月ごとの決算書です。月次試算表を作成することで、事業の財務状況を把握することができ、経営状況や資産状況の改善などに繋げることができます。また、手間がかかる年次決算のときの負担を軽減できたり、融資を申し込む際に活用できたりといったメリットも考えられます。
毎月経理業務を行う理由３点
毎月行う経理業務について解説しましたが、なぜ経理業務を行うのかという点を理解しておくとこれから経営していくうえで業務の流れがわかりやすくなるでしょう。
もちろん経理業務を行わないと他の業務に支障が出てしまう可能性がありますが、その他の理由として挙げられるのは、次の3点です。
財務状況を把握するため
経理業務を行っていると、会社の経営や財務状況を把握することができます。現金出納帳や売掛帳・買掛帳などを集計した月次試算表では、月間売上や資金繰りの状況を確認することができるため、債務の増減や資金調達が滞っていないかを確認することが可能です。
また、取引先からの入金状況などどうなっているのか把握することができるため、取引先に対しても素早く対応することが可能です。
事業の経営を行うには、お金の流れや管理について把握することがとても重要になります。経理業務は、お金に関する業務を担っているため、自身の財務状況を把握するだけでなく、取引先についても確認することができるため、適宜確認を行うことが重要です。
融資を申し込む際の書類の準備がスムーズになる
融資の申し込みを行う際に、さまざまな書類の準備が必要ですが、経理業務を行っていると書類の準備がスムーズに行うことができます。
借入の申込を行う際に、月次試算表や決算書、事業計画書といった書類が必要になる場合が多いです。月次試算表は、毎月の経理業務で作成を行っているため、すぐに準備することが可能です。
また、事業計画書は、現在の経営状況から今後の経営状況を予測して作成する必要があるため、正確な試算表が必須になります。経理業務で月次試算表を作成していれば、正確な試算表を準備することは難しくありません。
資金調達を行いたいときに書類の準備ができないと、ビジネスチャンスを逃してしまうため、早めに書類が準備できるようにすることが大切です。そのため、毎月の経理業務を行うことで、融資の申し込みを行うタイミングに合わせて書類を準備することができます。
確定申告の業務量を削減することができる
毎月試算表を作成することで、確定申告を行う際の業務量を削減することができます。月次試算表は月ごとの決算書になるため、1年間分を積み上げることで年間の決算書として書類を作成することができ、確定申告書類をそろえることが可能です。
そのほかにも領収書や請求書などを整理しておくことで、経費申請も正しくスムーズに行うことができます。
確定申告の時期にまとめて業務を行おうとすると、業務量が多すぎたり、記憶が薄れてしまって効率よく業務を行うことができない可能性が高くなります。
そのため、毎月経理業務を行うことで、業務の負担削減や効率化を図ることができます。
関連記事：赤字でも個人事業主は確定申告をするべき！？メリットについて解説
毎年行うべき経理業務とは
月ごとに行うべき経理業務については理解できたと思いますが、毎年行うべき業務にはどのようなものがあるかということも理解しておきましょう。
年に一度行う業務になるため、準備する書類や業務を行う流れの定着に時間がかかる場合があります。そのため、毎月の経理業務が年次に行う業務にどのようにして繋がっているのかをあらかじめ知っておくと、年間を通して経理業務についての理解が深まります。
棚卸資産の実地棚卸
店舗や事務所に残っている在庫と帳簿に記載した在庫に相違がないかを確認するために棚卸を行います。商品や材料などの在庫は会社にとって、利益を確保するための大切な資産になるため、棚卸を行い、適切な管理を行う必要があります。
たとえば、在庫を受注・発注をした際にその都度帳簿を更新していたとしても、誤って在庫を破損したり、紛失・盗難にあう可能性があるため、実際の在庫数と帳簿に記録している在庫数に差異が生じてしまうことがよくあります。
定期的に実地棚卸を行うことで、早い段階で差異が生じたことに気づくことができ、棚卸の過程で毀損や破損などの不良在庫の有無についても確認することができます。
また、年次業務として実地棚卸を行うことで、差異が生じた原因を明らかにすることによって、業務に関する不正などの問題を未然に防ぐことが可能になります。さらに、在庫数によって受注と発注のバランスが取れているのかを確認することができるため、次年度の経営の効率化に繋げることができるため、とても重要な業務といえるでしょう。
仮払金や仮受金の精査
決算書を作成するにあたり、取引内容が明確になっておらず仮受金・仮払金として記録していた金額に関しては改めて精査を行います。
取引内容が判明した場合は、適切な勘定科目へ振替処理を行う必要があります。また、取引内容がいまだ不明の場合は、いつ頃確定するのかという目安をはっきりさせておきましょう。
確定申告
勘定科目など振り分けが正しく行われた後は、確定申告を正確に行います。法人・個人問わず、会社を経営していると税務署へ確定申告書類を提出しなければなりません。
個人事業主は原則、翌2月16日～3月15日の間に確定申告を行わなければならないため、その期日に合わせて書類を準備しましょう。確定申告は、1年間の売上や経費などの収支をもとに支払うべき税金を計算します。
青色申告の場合は、青色申告書、白色申告の場合は収支内訳書の作成が必要になるため、どちらで確定申告を行うべきか確認をしてから書類作成を行いましょう。
必要書類の中には決算書が必要になりますが、月次試算表を作成している場合は、1から作成する必要がないため、書類作成の負担を軽減することができます。
納めるべき税金は、所得税や個人事業税、住民税、消費税といった種類があります。
そのほかにも確定申告書や控除に関する書類が必要になるため、添付するべき書類はしっかり保管しておきましょう。個人事業主の場合は、自分で健康保険料や年金保険料を支払っているため、社会保険料控除や生命保険料控除、小規模企業共済等掛金控除など該当する控除については証明書などの資料を添付しましょう。
個人事業主は、経費申請を行うことで節税することができるため、確定申告の際は適切な申告を行うように申告書類の準備をしっかりと行う必要があります。
年末調整
従業員を雇っている場合は、従業員の年末調整の手続きを行わなければなりません。年末調整とは、従業員の給与をもとに、納税すべき所得税の額を確定させるための業務を指します。
従業員は毎月の給与から所得税を源泉徴収されていますが、毎月の所得税は仮の金額を徴収しており、残業などによる収入の変動や保険料控除などによって所得税が変動します。
そのため、年末調整を行うことによって、仮の金額で納めていた所得税と正しい所得税の差額が発生する可能性があります。過不足があった場合は、従業員へ還付を行ったり、不足している分を徴収したりする必要があります。
毎月の給与計算と年末調整に相違がなければ、所得税の過不足なども起こることはありませんが、年の途中で働き方が変わったり、結婚して扶養に入らなければならなくなったという事情により、所得税の変動が起きることがあるため、理解することがポイントです。
経理業務ついて何か困ったら当事務所へ
以上、個人事業主が毎月行うべき経理業務や行うべき理由について解説しました。毎日業務を行っていると地味に感じる経理業務ですが、毎月の積み重ねが年次業務へつながるため、とても重要な業務であることが理解できたと思います。
しかし、個人事業主の場合は、営業や事務などの作業も自分で行わなければいけないため、「なかなか手が回らない…」という場合もあるでしょう。
「経理業務に手が回らない」、「どのように処理をすればいいかわからない」といったお悩みを抱えている場合は、当事務所がサポートいたしますのでご連絡ください。
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